Hva må stå på en faktura?
En faktura er et salgsdokument, og bokføringsforskriften § 5-1 sier hva det skal inneholde. Lista er kortere enn folk tror, men to av punktene glemmes nesten alltid: leveringstidspunkt og leveringssted. Her er hele lista, med hjemmelen ved siden av hvert punkt slik at du kan slå opp selv.
Det som alltid må stå der
Fakturanummer, tildelt i én fortløpende rekke (§ 5-1-3). Fakturadato (§ 5-1-1 nr. 1). Navn og adresse på både selger og kjøper (§ 5-1-2). Selgers organisasjonsnummer (§ 5-1-1 nr. 2). Hva du har levert og hvor mye av det (nr. 3). Tidspunkt og sted for leveringen (nr. 4). Beløpet og forfallsdatoen (nr. 5). Merverdiavgift og eventuelle andre avgifter, angitt som eget beløp (nr. 6). Kontonummer står ikke på lista. Det er likevel det første kunden leter etter, og en faktura uten det får du en telefon om.
De to som glemmes: når og hvor
Leveringstidspunkt og leveringssted er egne krav, og de er ikke det samme som fakturadatoen. Fakturadatoen er dagen du skrev dokumentet. Leveringstidspunktet er dagen kunden fikk det du solgte. For en tjeneste levert over tid kan du angi perioden — «konsulentarbeid 3.–14. mars». For arbeid du gjør hjemmefra er leveringsstedet stedet du jobber fra. Det er sjelden komplisert, men det må stå der.
MVA bak organisasjonsnummeret — bare hvis du er registrert
Er foretaket registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal bokstavene MVA stå etter organisasjonsnummeret. Er det ikke registrert, skal de ikke stå der, og du skal ikke legge merverdiavgift på fakturaen i det hele tatt. Dette er ikke en formalitet. Å kreve inn merverdiavgift du ikke er registrert for er å kreve inn penger på statens vegne uten å ha rett til det, og beløpet skal uansett innbetales. Er du i tvil om du er registrert, slå opp foretaket i Brønnøysundregistrene.
Foretaksregisteret
Er foretaket registrert i Foretaksregisteret, skal ordet «Foretaksregisteret» stå på forretningsdokumentene dine — det følger av foretaksregisterloven § 10-2, ikke av bokføringsreglene. De fleste enkeltpersonforetak som bare selger tjenester er ikke registrert der; de står bare i Enhetsregisteret. Er du ikke registrert i Foretaksregisteret, skal ordet ikke stå på fakturaen.
Når fakturaen må være ute
Salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig, og senest en måned etter levering (bokføringsforskriften § 5-2-2). Det er verdt å merke seg for den som samler opp oppdrag og fakturerer to ganger i året. Har du først sendt fakturaen, kan du ikke endre eller slette den. Er noe galt, utsteder du en kreditnota som opphever den, og så en ny faktura med riktig innhold. Begge dokumentene skal du ta vare på.
Ofte stilte spørsmål
Må kundens organisasjonsnummer stå på fakturaen?
Kravet i § 5-1-2 er kjøpers navn og adresse. Fakturerer du et foretak, er organisasjonsnummeret likevel fornuftig å ha med — regnskapsføreren deres leter etter det, og mange større kunder krever det sammen med en referanse.
Kan jeg bruke markedsføringsnavnet mitt på fakturaen?
Det registrerte foretaksnavnet skal fremgå. Har du i tillegg et markedsføringsnavn, kan det stå der, men det kan ikke erstatte det registrerte navnet.
Hva gjør jeg hvis jeg oppdager en feil etter at fakturaen er sendt?
Du utsteder en kreditnota som opphever den opprinnelige fakturaen, og deretter en ny faktura. Du skal ikke rette i eller slette et salgsdokument som er sendt.
Må fakturaen være på papir?
Nei. En PDF på e-post er et gyldig salgsdokument så lenge innholdet er i orden og du kan oppbevare den. Skal du fakturere staten eller en kommune, gjelder det egne krav om elektronisk faktura i EHF-format.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.