Lage faktura uten abonnement
De fleste fakturaprogrammer selges som abonnement, gjerne med tolv måneders bindingstid og betaling forskuddsvis for hele året. Det er en rimelig pris for et foretak som fakturerer hver dag. Sender du fem fakturaer i måneden, betaler du for et regnskapssystem for å skrive ut fem ark. Du trenger ikke abonnement for å sende en gyldig faktura. Du trenger et salgsdokument som inneholder det bokføringsforskriften krever, og en nummerrekke som ikke har hull. Resten er komfort.
Loven krever ikke et program
Bokføringsloven stiller krav til hva salgsdokumentet inneholder og hvordan det nummereres — ikke til hvilket verktøy du bruker for å lage det. Kravene til innholdet står i bokføringsforskriften § 5-1-1: dato, partene, hva du har levert og hvor mye, når og hvor det ble levert, beløpet, forfallsdatoen og merverdiavgiften som eget beløp. Det ene stedet valget av verktøy faktisk betyr noe, er nummereringen. § 5-1-3 sier at salgsdokumentet skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter, eller ha maskinelt tildelte nummer i en kontrollerbar sekvens, eller være merket på en annen måte som gjør at alle utfakturerte salg kan etterprøves. Det er derfor et fakturanummer du skriver inn for hånd i et regneark er det svakeste leddet i en hjemmelaget løsning: rekka er ikke maskinelt tildelt, og hull i den er vanskelige å forklare i ettertid.
Hva du betaler for i et abonnement
Et fakturaprogram til et par hundre kroner i måneden inneholder som regel mye mer enn fakturering: regnskap, bankavstemming, lønn, skattemelding, kundearkiv, purreløp. Det er verdt pengene den dagen du trenger det. Spørsmålet er om du trenger det nå. Et enkeltpersonforetak med noen få oppdrag i året har ofte ingen ansatte, ingen lønn, ingen varelager og under femti bilag. Da er det du kjøper, i praksis, retten til å skrive ut et dokument — og prisen per dokument blir absurd.
Regnestykket per faktura
Regn det ut for deg selv før du binder deg. Ta årsprisen på abonnementet og del på antall fakturaer du faktisk sendte i fjor. Sendte du seksti fakturaer, er et abonnement til to tusen i året en drøy tredvelapp per faktura. Sendte du tolv, er det nesten hundre og sytti kroner stykket. Poenget er ikke at abonnementet er dyrt. Poenget er at prisen er lik enten du bruker det eller ikke, og at det er den delen som svir når året går og mappa er nesten tom.
Hva du bør se etter i et verktøy uten abonnement
Sjekk tre ting. At fakturanummeret tildeles automatisk og fortsetter der forrige slapp. At merverdiavgiften kan slås helt av — er du ikke registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal det ikke stå mva noe sted på fakturaen, og heller ikke bokstavene MVA bak organisasjonsnummeret. Og at du får ut en PDF du kan arkivere selv, fordi oppbevaringsplikten er din. Sjekk også hva som skjer med dataene dine. Et verktøy som lagrer alt lokalt i nettleseren din har ingen kopi av kundene dine — det er bra for personvernet, og det betyr at du selv må ta vare på fakturaene. De skal oppbevares i fem år (bokføringsloven § 13).
Når du bør ta abonnementet likevel
Det finnes et punkt der et regnskapsprogram lønner seg, og det er ærlig å si hvor det går. Får du ansatte, må du kjøre lønn. Passerer du femti tusen i avgiftspliktig omsetning, skal du registrere deg for merverdiavgift og levere mva-melding. Begynner du å få mange bilag, blir bankavstemming i et regneark en kveldsjobb. Da kjøper du et system som gjør jobben. Fram til da betaler du for et dokument, og et dokument bør koste som et dokument.
Ofte stilte spørsmål
Er en faktura laget i Word eller Excel gyldig?
Innholdet kan være helt i orden, men nummereringen er det svake punktet: bokføringsforskriften § 5-1-3 krever forhåndsnummererte blanketter, maskinelt tildelte nummer i en kontrollerbar sekvens, eller en annen merking som gjør at alle utfakturerte salg kan etterprøves. Et nummer du taster inn selv hver gang gir hull som er vanskelige å forklare.
Må jeg ha organisasjonsnummer for å sende faktura?
Driver du næringsvirksomhet, skal foretaket være registrert, og organisasjonsnummeret skal stå på salgsdokumentet (bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 2). Selger du noe som privatperson og ikke driver næring, er det andre regler — da er det ikke en næringsfaktura du skriver.
Kan jeg bytte fakturaprogram midt i året?
Ja. Du må bare passe på at nummerrekka fortsetter der den forrige sluttet, slik at det ikke oppstår hull eller dubletter. Start det nye verktøyet på det første ledige nummeret.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.