EHF-faktura til det offentlige
Skal du fakturere en statlig virksomhet eller en kommune, holder det som regel ikke med en PDF på e-post. Det offentlige krever elektronisk faktura i EHF-format, sendt gjennom nettverket fakturaen går i — ikke som vedlegg. Det er verdt å vite før du takker ja til oppdraget, ikke etter at fakturaen er avvist.
Hva EHF er
EHF står for elektronisk handelsformat. Det er en strukturert fil — maskinlesbar, ikke et bilde av et ark — som sendes fra ditt system til kundens gjennom et nettverk av aksesspunkter. Kunden får dataene rett inn i fakturamottaket sitt uten at et menneske taster dem inn. En PDF er et dokument for mennesker. En EHF-faktura er de samme opplysningene i et format en maskin kan lese. Innholdskravene i bokføringsforskriften § 5-1 gjelder like fullt.
Når kravet treffer deg
Kravet følger av regelverket om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser, og det gjelder når du leverer til staten eller til kommunal sektor. I praksis oppdager de fleste det ved at kunden ber om organisasjonsnummeret ditt for å slå deg opp i mottakerregisteret, eller ved at fakturaen sendt på e-post blir stående ubetalt. Fakturerer du private foretak og privatpersoner, treffer kravet deg ikke. Da er en PDF på e-post et fullt gyldig salgsdokument.
Hva du trenger for å sende EHF
To ting: at foretaket ditt er registrert som avsender og mottaker i registeret over elektroniske adresser, og en vei ut på nettverket — et aksesspunkt. Du kobler deg ikke direkte på; du går gjennom en leverandør som har den rollen. De fleste regnskaps- og fakturaprogrammer har dette innebygd. Det finnes også frittstående aksesspunktleverandører, og noen av dem tar betalt per faktura framfor per måned.
Enkelfaktura sender ikke EHF
Dette verktøyet lager et salgsdokument du skriver ut eller lagrer som PDF. Det sender ikke EHF, og det er ikke koblet til et aksesspunkt. Vi sier det her framfor å la deg finne det ut når kommunen avviser fakturaen. Skal du fakturere det offentlige jevnlig, trenger du et verktøy med aksesspunkt — og da er det den regningen som er verdt å betale, ikke denne.
Hva du gjør i mellomtiden
Har du ett enkelt oppdrag for en offentlig kunde, spør kontaktpersonen din hva de godtar. Noen virksomheter har en ordning for leverandører som ikke kan sende EHF, og noen tar imot faktura på andre måter i begrensede tilfeller. Det er kunden som vet hva som gjelder hos dem. Er svaret at det må være EHF, er valget et fakturaprogram med aksesspunkt, eller en aksesspunktleverandør som tar betalt per faktura. Begge deler finnes.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg sende EHF som vedlegg på e-post?
Nei. Poenget med EHF er at fakturaen går gjennom nettverket til mottakerens fakturasystem. En fil på e-post er ikke det samme, og blir som regel ikke behandlet.
Må jeg ha EHF for å fakturere et privat aksjeselskap?
Nei, kravet gjelder offentlige oppdragsgivere. Mange større private foretak ønsker EHF fordi det sparer dem for arbeid, men de kan ta imot PDF.
Er en EHF-faktura underlagt de samme innholdskravene?
Ja. Formatet endrer hvordan opplysningene sendes, ikke hvilke opplysninger som skal være med. Bokføringsforskriften § 5-1 gjelder uansett.
Hva koster det å sende EHF?
Det varierer med leverandør: noen har det inkludert i et abonnement, andre tar betalt per sendte faktura. Sammenlign på antallet fakturaer du faktisk sender.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.